常识备考：公文的构成

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公文的构成

本标准将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。页码位于版心外。

一、版头部分

置于公文首页红色反线以上的各要素统称为版头。

（一）公文份数序号

公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码定格标识在版心左上角第1行。公文份数序号的主要作用是便于公文的分发、清退和查找。一般情况下只适用于绝密、机密公文或需要清退的公文。如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。一般不直接标注1，防止误认为其他数字符号。

（二）秘密等级和保密期限

秘密等级和保密期限指需要标注的密级和保密期限，密级分文“秘密”、“机密”、“绝密”三种。如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。秘密等级和保密期限之间用“★”隔开，如：“机密★1年”，保密期限年份用阿拉伯数字标识。

（三）紧急程度

需要紧急送达和办理的公文要标识紧急程度，紧急程度分为“特急”、“急件”两种。紧急电报分为“特提”、“特急”、“加急”、“平急”四种。如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。若公文标题中已出现“紧急”字样的（如：《国土资源部关于进一步做好抗震救灾工作的紧急通知》），紧急程度不再单独标出。

（四）发文机关标识

发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成（如：浙江省人民政府文件）。对一些特定的公文，发文机关标识略有不同：信函式只标识发文机关名称，命令式为发文机关名称加“命令”或“令”（如：中华人民共和国国务院令），会议纪要式为会议名称加“纪要”两字。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm，便于领导同志批阅。单一行文时，发文机关名称应“一”字排开；联合行文时，主办机关排在前，协办单位排在后。如行政机关与同级或相应的党的机构、军队机关、人民团体联合行文，应按照党、政、军、群的顺序排列。联合行文“文件”二字在各单位名称右侧上下居中位置。如联合行文机关过多，应保证首页显示正文。发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定。

（五）发文字号

编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。如“国办发〔2008〕54号”“国办发”表示国务院办公厅发文，〔2008〕是年份，“54号”是序号。发文字号位于发文机关标识下空2行，居中排布；年份、序号用阿拉伯数字标识；年份必须标全称（如：〔2008〕），不能标注两位数简写（如：〔08〕），年份要用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（如：“1号”不编为“001”号），不加“第”字（如：××发〔2008〕第2号不符合要求）。单一行文公文字号“一”字排开；如是联合行文只标注主办机关发文字号。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

（六）签发人

由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

二、主体部分

（一）标题

公文标题一般由发文机关、事由和文种三要素组成。如《国务院办公厅关于进一步做好地震灾区医疗卫生防疫工作的意见》，发文机关为：国务院办公厅；事由为：进一步做好地震灾区医疗卫生防疫工作；文种为“意见”。在发文机关、事由、文种三个要素中“文种”不可省略，在特殊情况下“发文机关”和“事由”可以省略。一是省略“发文机关”，多见于上行文，其他因版头印有发文机关而省略此项的情况也很常见，如《关于××××××的通知》。二是省略“事由”，在命令、公告、通告等文种中较为常见，如《中华人民共和国国务院令》、《中华人民共和国国务院公告》。三是省略“发文机关”和“事由”，在公告、通告等公布性文件以及内容单一的知照性通知经常这样处理。13种行政机关公文中大多数标题可以省略其中的1项或两项，但议案、决定两个文种的标题不能省略。

标题末不加标点；标题中一般不使用标点，标题中出现法规、规章名称可以使用书名号《》，如：“关于印发《××省政府信息公开条例》的通知”。

“事由”前面一般加“关于”二字，表示涉及的范围或事务。标题的文字应当高度浓缩，准确表达公文的内容。

一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

（二）主送机关

编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记，如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。

主送机关又称抬头、上款，指对公文负有主办或答复责任的机关。主送机关名称应使用全称（如：“中华人民共和国教育部” ）或规范化简称（如：“国务院” ）或同类机关的统称（如：“部属各高等院校” ）。位于标题下空一行，左侧顶格书写，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中抄送之上，标识方法同抄送。

（三）正文

正文是公文的主体部分，用以表述制发机关的意图。正文位于主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。

公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

民族自治地方的公文，可以并用汉字和当地通用的少数民族文字。

（四）附件说明

附件是指附属于公文正文的其他公文、图表、名单等材料。附件是公文的重要组成部分，与正文具有同等效力。如《×××××关于表彰节水型城市的通报》中的附件“附件：节水型城市名单”。